BÖLÜMLER
- Giriş
- Aydınlatma Metninin Amacı
- Veri Sorumlusu ve Temsilcisi
- Toplanan Kişisel Veriler
- Kişisel Verilerin İşlenme Amacı
- İşlenen Kişisel Verilerin Aktarılması
- Kişisel Verileri Toplamanın Yöntemi ve Süresi
- Kişisel Veri Toplanmasının Hukuki Sebebi
- KVKK Kapsamında Veri Sahibinin Sahip Olduğu Haklar
- Yürürlülük
1. Giriş
Ulusal Tarım Gıda Birliği Derneği (UTGB Derneği), “Veri Sorumlusu” sıfatıyla 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kişisel verilerinizin korunmasına ve güvenliğine azami özen göstermektedir. Bu kapsamda, başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verilerin korunması amacıyla düzenlenen 6698 sayılı KVKK ve ilgili mevzuat uyarınca kişisel verilerinizin toplanma şekilleri, işlenme amaçları, işlemenin hukuki nedenleri ve haklarınız konularında “Veri Sorumlusu” sıfatıyla aydınlatma metnini dikkatinize sunarız.
2. Aydınlatma Metninin Amacı
Aydınlatma metni, kanun kapsamındaki kişisel veri işleme faaliyetlerine konu olan üyelerimizin, gönüllülerimizin, bağışçılarımızın, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, yetkililerimizin, ziyaretçilerimizin, işbirliği içinde olduğumuz kamu kurumlarının ve özel hukuk tüzel kişilerinin ve bunların alt işverenlerinin, çalışanlarının, hissedarlarının ve yetkililerinin ve üçüncü kişilerin kişisel verilerinin toplanması, saklanması ve imha edilmesine ilişkin UTGB Derneğinin genel ilke ve prensiplerinin ortaya konulması hedeflenmiştir. İşbu metin; 6698 sayılı KVKK’nın 10. maddesi uyarınca aydınlatma yükümlülüğümüzü yerine getirme amacını taşımaktadır.
3. Veri Sorumlusu ve Temsilcisi
6698 sayılı KVKK uyarınca, kişisel verileriniz; “Veri Sorumlusu” olarak Ulusal Tarım Gıda Birliği Derneği tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenebilecektir.
4. Toplanan Kişisel Veriler
Dernek ile olan üyelik ilişkisine dayalı olarak, ilgili mevzuat ve Dernek Tüzüğü kapsamında aşağıda sayılı kişisel verilerinizi işlemekteyiz.
Bireysel üyelikler için:
- Adı ve soyadı,
- Uyruğu ve TC Kimlik Numarası
- Anne ve baba adı
- Doğum tarihi, cep telefonu numarası ve e-posta adresi,
- Eğitim bilgileri,
- İş bilgileri.
Kurumsal üyelikler için:
- Ülke ve kuruluş adı
- Vergi numarası
- Temsilci kimlik bilgileri,
- E-posta adresi ve telefon numarası,
- Şirket adresi ve fatura verileri,
- Yetkili imza sirküleri.
Gönüllüleri için:
- Adı ve soyadı,
- Cep telefonu numarası ve e-posta adresi,
- Eğitim Bilgileri
- Mesleğiniz/ İşiniz
Gerçek kişi üyelerimize, tüzel kişi üyelerimize ve gerçek kişi temsilcilerine ve de gönüllülerimize ait olan, metin içerisinde yukarıda sayılı veriler KVKK kapsamında kişisel veri teşkil edecek olup, bu bilgiler bu metin içerisinde birlikte “Kişisel Veri” olarak anılacaktır.
5. Kişisel Verilerin İşlenme Amacı
Kişisel verileriniz Ulusal Tarım Gıda Birliği tarafından yukarıda belirtilen 6698 sayılı KVKK’da belirtilen kişisel veri işleme şartları dâhilinde ve aşağıda sıralanan amaçlarla işlenebilecektir:
- Dernekler Kanunu, Türk Ticaret Kanunu, Vergi Usul Kanunu ve ilgili sair mevzuattan kaynaklanan yasal yükümlülükleri çerçevesinde faaliyetlerin gerçekleştirilebilmesi,
- Mevzuat kapsamında Dernek tarafından tutulması öngörülen defter ve kayıtların tutulması, raporlanması, bilgilendirme yükümlülüklerine uyulması, sözleşmelerin gerekliliklerinin yerine getirilmesi,
- SGK kayıtlarının yapılabilmesi için, yürürlükteki İş Kanunu ve İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu’nun uygulamaları kapsamında kişilerin personel özlük dosyasında bulunması zorunlu evrakların tamamlanması,
- İşe alım süreçlerinde mülakat amaçlı iletişim kurmak ve mülakat sırasında kişinin nitelikleri ve deneyimleri ile işe alım yapılacak açık pozisyonun uyumlu olup olmadığını tespit ve güvenlik,
- Mal ve hizmet tedarikçilerinden temin edilen ve Ulusal Tarım Gıda Birliği Derneği’nin faaliyetlerini yerine getirmek için gerekli hizmetlerin Ulusal Tarım Gıda Birliği Derneği’ne sunulmasının sağlanması ve bunun denetlenmesi, Ulusal Tarım Gıda
- Üyeler ile ilgili hukuki süreçlerin yürütülmesi,
- Dernek Tüzüğü’nde belirtilen amaçlar ve çalışma konuları doğrultusunda faaliyetlerin yürütülmesi,
- Dernek üyeleri veya gönüllülerine yönelik etkinliklerin ve ilgili süreçlerin organizasyonu, yönetilmesi ve yürütülmesi,
- Yeni projeler ve etkinlikler ile ilgili görüş ve önerilerinizi almak, sorun-hata bildirimlerinizi almak, projeler ve etkinliklere, şikayet ve taleplerinize yönelik tarafınıza bilgi verilmesi,
- Dernek’in tanıtımı ve gerçekleştirilen etkinlikler hakkında bilgi verilmesi,
- Dernek içi iletişim ve iş birliğinin güçlendirilmesi,
- Dernek içi raporlama faaliyetlerinin icrası,
- Dernek faaliyetleri kapsamında üyelerin ve gönüllülerin bilgilendirilmesi,
- Dernek’e ait veya Dernek’in kullanımına tahsis edilmiş tüm mekanların ve tesislerin güvenlik ve denetiminin yürütülmesinin temini,
- İdari kurum ve kuruluşların ve mahkemelerin talebi üzerine gerekli bilgi ve belgelerin bu kurum, kuruluş veya mahkemelere sunulması,
- Bilgi işlem gereksinimleri, sistemsel yapısı, alınan bilgi işlem destek hizmetlerinin gerekliliği, veri kayıplarının önlenebilmesi için kopyalanması/yedekleme yapılması.
- Üye memnuniyetinin ölçümlenmesi ve artırılması, şikâyet yönetimi,
“Kişisel Verilerin İşlenme Şartları” başlığını taşıyan 6698 sayılı KVKK’nın 5. maddesine göre, kural olarak kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemez. Ancak aşağıdaki şartlardan birinin varlığı halinde, ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın kişisel verilerinin işlenmesi mümkündür:
- Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
- İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
“Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenme Şartları” başlığını taşıyan 6698 sayılı KVKK’nın 6. maddesine göre, kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir. Kural olarak özel nitelikli kişisel verilerin, ilgilinin açık rızası olmaksızın işlenmesi yasaktır. Ancak, yukarıda belirtilen sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler de kanunlarda öngörülen hallerde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir.
6. İşlenen Kişisel Verilerin Aktarılması
Dernek, Kişisel Verilerinizi aşağıda belirtildiği şekil ve durumlarda, KVKK tarafından öngörülen temel ilkelere ve şartlara uygun olarak aşağıda belirtilen kişilere aktarabilecektir:
- Dernekler Kanunu ve ilgili diğer mevzuatlardaki çeşitlik kanuni ve hukuki yükümlülüklerin, yerine getirilebilmesi amacıyla veri sorumlusu olan Dernek olarak İl Dernekler Müdürlüğü ve ilgili diğer kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılacaktır.
- Dernek’in tüzükte belirtilen amaçlarını ve faaliyetlerini yerine getirmek amacıyla paylaşılacaktır.
- Dernek, üyelierine ve gönüllülerine Dernek hakkında bilgi verecek elektronik postaların gönderilmesi için, elektronik posta adresleriniz Dernek dışı kişi veya kurum ile çalışmalar yürütüldüğünde, temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla, Dernek’in meşru menfaati kapsamında paylaşılacaktır.
- Dernek, bünyesinde düzenlenen genel kurul toplantıları, çalışma grubu toplantıları, zirveler, yönetim kurulu toplantıları, diğer üye toplantıları gibi çeşitli faaliyet ve hizmetlerin sağlanması amacıyla Dernek dışı kişi ve kurumlarla çalışmalar yürüttüğünde, etkinliklerin organizasyonunu sağlamak ve katılımcılara etkinliğe ait kimlik kartları, uçak bileti gibi materyelleri sağlamak amacıyla Dernek’in yetkilendirdiği kişi ve kurum ile o iş özelinde temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusu olan Dernek’in meşru menfaati kapsamında paylaşılacaktır.
- Dernekler, bilgi teknolojileri hizmetleri almak amacıyla yetkilendirdiği kişi ve kurumlara, kullandığı sunucu ve programlara ve bu programlar altında olan verilere erişim yetkisi vermektedir.
- Üyenin hak veya yükümlülükleri veya Dernek nezdindeki üyelik ile ilgili herhangi bir uyuşmazlık olması halinde, ilgili uyuşmazlık ile ilgili olduğu ölçüde ve sınırlı olarak kişisel veriler, Dernek’in avukatları, danışmanları ve ilgili yargı makamları ve icra mercileri ile paylaşılabilecektir.
- Dernek’in yukarıda belirtilen veri işleme amaçları ve Dernek Tüzüğü kapsamındaki faaliyetlerini yerine getirebilmesi için Dernek’in hizmet, destek ve danışmanlık aldığı danışman, mali müşavir, denetçi gibi yurtiçinde yerleşik üçüncü kişiler ile Dernek’in haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması durumunda, temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla Dernek’in meşru menfaati kapsamında paylaşılabilecektir.
7. Kişisel Verileri Toplama Yöntemi ve Süresi
Kişisel verileriniz Ulusal Tarım Gıda Birliği Derneği tarafından farklı kanallar ve farklı hukuki sebeplere dayanarak; işbu metninde yer alan amaç ve hukuki sebeplerle, her türlü yazılı, sözlü, görsel, işitsel cihazlar ve evraklar vasıtasıyla, Ulusal Tarım Gıda Birliği Derneği’ne ait işyerlerine, işyerinin giriş, sekreterya, operasyon, muhasebe/finans, yönetim, toplantı odası, mutfak ve sair bölümlerine/odalarına yerleştirilmiş görsel ve işitsel kayıt yapabilen cihazlarla, elektronik/uydusal yer belirleme sistemleri (GPS) yoluyla, internet, e-posta ve telefon kullanımı yollarıyla her türlü fiziki ve elektronik ortamlardan otomatik olan ya da olmayan yöntemlerle toplanmaktadır.
Ulusal Tarım Gıda Birliği Derneği; kişisel verilerinizi ilgili mevzuatın gerektirdiği süre boyunca saklayacaktır.
Derneğimiz, kişisel verilerin saklanması ve imha edilmesi süreçlerinde yer alan kişileri, kişisel verilerin korunması hukuku ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi konusunda bilgilendirilmektedir. Bu kapsamda, Derneğimiz çalışanları ve/veya görevleri dolayısıyla kişisel verileri öğrenen kişiler, bahse konu bilgileri Kanun ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine uyun olarak saklamakta ve imha etmektedir. Bu yükümlülük, ilgili kişilerin görevden ayrılmalarından sonra da devam etmektedir. Bu kapsamda, Derneğimizin saklama ve imha süreçlerinde yer alan kişilere ilişkin detaylar aşağıda açıklanmaktadır:
Ünvan: Genel Sekreter
Açıklama: Kişisel verilerin işlenmesine ait tüm süreçlerin ilgili kanun ve aydınlatma metnine uygun yönetilmesinden sorumludur.
8. Kişisel Veri Toplanmasının Hukuki Sebebi
Kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korunmayı amaçlayan 07.04.2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun yürürlüğe girmesiyle, kişisel verilerin toplanması, işlenmesi, aktarılması, korunması, imha süreçleri hakkında usul ve esaslar belirlenmiş, veri sorumlularına kanun kapsamında yükümlülükler getirilmiştir.
9. KVKK Kapsamında Veri Sahibinin Sahip Olduğu Haklar
Kanun uyarınca Dernek’e başvurarak kişisel verileriniz hakkında aşağıdaki haklarınızı kullanabilirsiniz:
- Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
- Kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Kişisel verilerin düzeltilmesi, silinmesi veya yok edilmesi talebi sonucu yapılan işlemin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Bu kapsamda Dernek’e iletilen talepler en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için kaleme aldığınız ıslak imzalı dilekçenizi;
ULUSAL TARIM GIDA BİRLİĞİ DERNEĞİ (VERİ SORUMLUSU)
Bostanlı Mah. 1813/3 Sokak Numara 11 Dair 3 Karşıyaka /İzmir/TÜRKİYE adresine noter
kanalıyla iletebilir veya kimliğiniz ile birlikte şahsen teslim edebilir ya da
ulusaltarimgidabirligi@gmail.com adresine e-posta gönderebilirsiniz
10. Yürürlülük
İşbu aydınlatma metni 22.05.2023 tarihinde üyelere ve gönüllülere duyurularak yürürlüğe girmiştir. Aydınlatma metni değişen şartlara ve mevzuata uyum sağlamak amacıyla zaman zaman güncellenebilecektir.
Kişisel verilerin korunması için mevzuat ve güncel teknolojiye uygun şekilde ilgili verinin niteliğinin gerektirdiği tüm idari ve teknik koruma tedbirlerini almaktayız. Dernek, Kişisel Verilerin korunması hakkındaki uygulamalarımız ve yasal düzenlemeler hakkında güncel bilgiler sunmak amacıyla Aydınlatma Metninde değişiklikler yapma hakkını saklı tutmaktadır. Metinde yapılan değişikliklerin esaslı değişiklikler olması halinde Veri Sahipleri çeşitli kanallar aracılığıyla bilgilendirilecektir.